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Jetzt Teil der Denkmalstadt GmbH werden – ehemals Überseeinsel GmbH   2018 gründeten wir die Überseeinsel GmbH, um das ehemalige Kellogg´s-Areal in ein neues Stadtviertel zu verwandeln. Bis heute sind wir stark gewachsen und haben unser Wirkungsfeld ausgeweitet.    Jetzt gehen wir den nächsten Schritt: Mit der denkmalstadt GmbH realisieren wir außergewöhnliche Neubauten, widmen historische Gebäude um und halten eigenen Bestand – in Bremen, national und international.  Wir finden neue Lösungen für nachhaltiges Bauen, für das Leben in Städten und Quartieren sowie für autofreie und grüne Stadtentwicklung. Eigenverantwortung geht bei uns über Hierarchie und Ideen über Konventionen. Denk mal die Stadt neu – mit uns!    Unsere Büros in Bremen liegen mitten in unserem Plangebiet auf der Überseeinsel, in der Überseestadt und direkt an der Weser. Von hier aus erreichen wir alle Bauprojekte in Bremen quasi „zu Fuß“ und koordinieren und bewirtschaften weitere Projekte und Objekte auf Norderney, Rømø und Borkum, in Hamburg, Hannover und Lübeck. So können wir dir eine langfristige berufliche Perspektive mit viel Abwechslung bieten. Dazu gibt es ein Team aus jungen und erfahrenen Mitarbeitenden, das sich gegenseitig unterstützt – und natürlich ein attraktives Gehalt und zusätzliche Benefits.   In unserem Team arbeiten Projektentwicklerinnen im Bau- und Infrastrukturbereich, Architekt:innen, TGAs, Immobilienkaufleute, Haustechniker:innen, Buchhalter:innen und Verwaltungskräfte.    Zur Verstärkung unseres Bremer Teams suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Teamassistenz  (m/w/d)  In dieser vielseitigen Rolle unterstützt du unsere projektbezogenen Bereiche in organisatorischen, kaufmännischen und administrativen Themen. Du koordinierst Termine, Reisen, Veranstaltungen und projektbezogene Unterlagen, unterstützt bei Ausschreibungs-, Vergabe- und Abstimmungsprozessen und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Teams, internen Bereichen und externen Ansprechpersonen.   Deine Aufgaben:   Termin- und Besprechungskoordination Organisation und Koordination interner und externer Termine, einschließlich Mitarbeiter und Probezeitgesprächen, Besprechungen mit Partnern sowie anschließender Terminabstimmungen. Veranstaltungen und Führungen Organisation interner Veranstaltungen wie Messen, Get-together oder Retreats sowie Vorbereitung und Koordination von Führungen. Dokumenten- und Datenpflege Anlegen, Pflege und Nachhalten zentraler Dokumente wie Projektbeteiligtenlisten, Organigramme, Gesellschaftsübersichten und Sitzpläne. Prozesse und Vorlagen Aufbau und Standardisierung administrativer Prozesse, insbesondere Laufwerkstrukturen, Dateibenennungen und SharePoint-Ablagen, sowie Erarbeitung und Formatierung von Vorlagen wie Bauverträgen oder Mängelanzeigen. Systeme und Zugänge Verwaltung des Poolarservers, Einholen von Angeboten für neue Räume, Anlegen neuer Mitarbeitender, Freigabe externer Zugänge und Bearbeitung von Rechnungsfreigaben. Recherchen und Abfragen Abfrage von Bonitätsauskünften über Creditreform sowie Recherche und Bestellung von Fachliteratur, zum Beispiel über BKI Online. Teammeetings und Protokolle Teilnahme an Teammeetings, Protokollführung sowie Nachverfolgung daraus entstehender organisatorischer Themen und Terminabstimmungen. Onboarding und Teamunterstützung Unterstützung beim Onboarding, insbesondere Sitzplatzverteilung und technische Ausstattung, sowie allgemeine Assistenz- und Unterstützungsleistungen für Planung, TGA und Bau. Projekt- und Verwaltungsthemen Unterstützung bei Bauanträgen, Angebotsanfragen und Auftragserteilungen, Kontrolle von  Angeboten und Rechnungen sowie Pflege und Abstimmung von Versicherungsthemen mit  NW-Assekuranz. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, in der Immobilienwirtschaft, im Bau- oder Projekt