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Projekt- und Verfahrensunterstützung Unterstützung der Projektteams in allen Phasen von Bauleitplanungs-, Umweltplanungs- und Genehmigungsverfahren Organisation und Koordination von Verfahrensschritten sowie Nachverfolgung von Terminen und Fristen Erstellung, Zusammenstellung und Versand von Unterlagen für Behörden-, Träger- und Öffentlichkeitsbeteiligungen Vorbereitung und Unterstützung bei Offenlagen, Beteiligungsverfahren und Genehmigungsanträgen Pflege und Verwaltung von Projektakten, Dokumentationen und digitalen Ablagesystemen Erstellung und Aktualisierung von Projektübersichten, Statusberichten und Terminplänen Einholung, Vergleich und Nachverfolgung von Angeboten externer Planungsbüros, Gutachter und Dienstleister Unterstützung bei Ausschreibungen, Vergaben und Vertragsunterlagen   Termin- und Organisationsmanagement Koordination von internen und externen Projektterminen Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Abstimmungsterminen Erstellung von Besprechungsunterlagen und Protokollen  Unterstützung der Teamleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Überwachung von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen   Veranstaltungs- und Beteiligungsmanagement Organisation und Durchführung von Bürgerinformationsveranstaltungen, Dialogformaten und Beteiligungsverfahren Koordination von Veranstaltungsorten, Einladungen, Teilnehmermanagement und technischer Ausstattung Erstellung und Aufbereitung von Informations- und Veranstaltungsunterlagen Dokumentation und Nachbereitung von Veranstaltungen    Präsentationen und Kommunikation Erstellung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation Korrespondenz mit Behörden, Kommunen, Fachplanern, Gutachtern, Projektpartnern und weiteren Stakeholdern Unterstützung bei der Erstellung von Informations- und Kommunikationsmaterialien   Rechnungs- und Verwaltungsmanagement Organisation, Steuerung und Kontrolle des Rechnungsflows im Fachbereich Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen Abstimmung mit internen Fachabteilungen sowie externen Dienstleistern Unterstützung bei Budgetübersichten, Kostenkontrollen und Mittelverfolgung Pflege von Übersichten zu Beauftragungen, Leistungen und Kostenständen   Allgemeine Assistenz- und Koordinationsaufgaben Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse Pflege von Datenbanken, Verzeichnissen und Projektlisten Übernahme bereichsübergreifender organisatorischer Aufgaben  Unterstützung bei Sonderprojekten und strategischen Themen des Fachbereichs Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation Alternativ abgeschlossenes Studium oder Ausbildung in den Bereichen Stadtplanung, Raumplanung, Architektur, Landschaftsplanung, Umweltplanung, Geographie, Immobilienwirtschaft, Bauingenieurwesen oder einer vergleichbaren Fachrichtung Berufserfahrung in der Projektassistenz, Projektkoordination, Verwaltung oder in planungsbezogenen Tätigkeiten von Vorteil Idealerweise Kenntnisse in den Bereichen Bauleitplanung, Umweltplanung, Baugenehmigungen oder Projektentwicklung Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden, Kommunen, Fachplanern, Gutachtern und weiteren Projektbeteiligten wünschenswert Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook Erfahrung mit Dokumentenmanagement- und Projektmanagementsystemen von Vorteil Persönliche Kompetenzen Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit  Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise  Hohe Dienstleistungs- und Teamorientierung  Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten  Fähigkeit, mehrere Projekte und Aufgaben parallel zu koordinieren Hohe Eigeninitiative sowie