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Wir sind umdasch Emax – ein Tochterunternehmen der umdasch The Store Makers. Ein Innenausbauunternehmen für Retail, Gastro und Hospitality. Unser Anspruch: Projekte verlässlich, wirtschaftlich und in hoher Qualität liefern – mit klaren Prozessen, starken Partnern und einem Baustellenteam, das zusammenhält. Für unseren Standort in Wien suchen wir eine organisierte, serviceorientierte Persönlichkeit als Team- & Office Assistant (m/w/d) . Eine Rolle für Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, den Überblick behalten und Freude daran haben, ein Team im Hintergrund erfolgreich zu machen. Deine Mission Du sorgst dafür, dass unser Wiener Office läuft, Termine organisiert sind und nichts untergeht. Als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Partner hältst du unserem Team den Rücken frei, koordinierst Abläufe und schaffst Struktur im Tagesgeschäft. Mit deiner Verlässlichkeit, deinem Organisationstalent und deiner Hands-on-Mentalität trägst du maßgeblich zu einem professionellen und angenehmen Arbeitsumfeld bei. Deine Aufgaben • Organisation und Koordination des laufenden Office-Betriebs • Empfang und Betreuung von Gästen sowie erste Ansprechperson am Standort • Planung und Organisation von Terminen, Meetings, Workshops und Geschäftsreisen • Bearbeitung allgemeiner Anfragen per Telefon und E-Mail • Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Bestellungen und Rechnungsabläufen • Pflege von Dokumentationen, Ablagen, Vorlagen und Kontaktlisten • Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und organisatorischen Unterlagen • Unterstützung der Geschäftsführung und der Teams im Tagesgeschäft • Organisation von internen Veranstaltungen, Team-Events und Besprechungen • Nachverfolgung von Fristen, offenen Aufgaben und organisatorischen Themen Was du mitbringen sollst • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation • Mehrjährige Erfahrung in Office Management, Teamassistenz, Administration oder einer vergleichbaren Rolle • Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Eigenverantwortung • Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten • Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Blick fürs Detail • Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) • Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein • Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse Was wir dir bieten Freue dich auf eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung und engem Austausch mit unterschiedlichsten Unternehmensbereichen: • Vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Selbstständigkeit • Ein wertschätzendes und kollegiales Team • Moderne Arbeitsumgebung am Standort Wien • Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit Führungskräften • Sicherer Arbeitsplatz in einem erfolgreichen Familienunternehmen mit internationalem Hintergrund • Raum für Eigeninitiative und aktive Mitgestaltung Unser Angebot auf Vollzeitbasis beinhaltet ein Bruttomonatsgehalt ab 3.000,00 EUR. Je nach Qualifikation und relevanter Berufserfahrung ist eine Überzahlung selbstverständlich. Neugierig geworden? Bei Fragen ist Isabella Steinmayr gerne für dich da: +43 7472 69000 1629. Wir freuen uns auf deine Bewerbung über unser Karriereportal. Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit nutzen wir im Text überwiegend die männliche Form. Selbstverständlich sind damit Personen jeden Geschlechts (m/w/d) gleichermaßen gemeint.