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Über Picture Tree International Die Picture Tree International GmbH ist ein international führendes Weltvertriebs- und Filmvertriebsunternehmen, das hochwertige Spiel- und Dokumentarfilme weltweit vertritt. Wir arbeiten eng mit Produzenten, Verleihern, Fernsehsendern, Streaming-Plattformen und Filmfestivals zusammen, um außergewöhnliche Filme einem internationalen Publikum zugänglich zu machen. Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Persönlichkeit als Office & Licensing Assistant. In enger Zusammenarbeit mit dem Accounting & Controlling Manager unterstützen Sie den operativen Tagesbetrieb des Unternehmens und übernehmen Aufgaben in den Bereichen Lizenzmanagement, Office Management, Projektkoordination, CRM-Verwaltung, Fördermittelmanagement sowie digitale Prozessoptimierung. Diese Position bietet eine spannende Gelegenheit für Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, Prozesse verbessern und Teil der internationalen Filmbranche sein möchten. Aufgaben • Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts sowie Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe. • Organisation und Koordination von Meetings, Geschäftsreisen, Dienstleistern und Firmenveranstaltungen. • Pflege digitaler Ablagesysteme, Unternehmensunterlagen und interner Dokumentationen. • Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Lizenzverträgen sowie im Rights Management. • Pflege von Lizenzdatenbanken sowie Überwachung von Vertragsfristen, Verlängerungen und Deliverables. • Verwaltung und Pflege des Monday.com CRM sowie interner Projektmanagement-Systeme. • First-Level-IT-Support sowie Koordination mit externen IT-Dienstleistern. • Recherche und Unterstützung bei nationalen und internationalen Filmförderprogrammen. • Kommunikation mit Produktionsfirmen, Verleihern, Fernsehsendern und weiteren Branchenpartnern. • Unterstützung bei der Vorbereitung internationaler Filmfestivals, Filmmärkte und Unternehmensveranstaltungen. • Mitwirkung bei der Einführung neuer digitaler Tools, Prozessoptimierungen und Workflow-Automatisierungen. • Operative und administrative Unterstützung des Accounting & Controlling Manager. Qualifikation • Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder Projektkoordination, idealerweise in der Film-, Medien- oder Entertainmentbranche. • Erfahrung im Lizenzmanagement, Rights Management oder in der Vertragsadministration. • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Produktionsfirmen, Filmverleihern oder internationalen Sales Agents. • Kenntnisse von Filmförderprogrammen sowie internationalen Filmmärkten. • Sicherer Umgang mit KI-Tools, Workflow-Automatisierungen und digitalen Kollaborationsplattformen. • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office sowie Erfahrung mit Work-Management- und CRM-Systemen (z. B. Monday.com). • Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Problemlösungskompetenz sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise. • Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten eigenständig zu setzen. • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Benefits • Die Möglichkeit, in einem international renommierten Filmvertriebsunternehmen tätig zu sein. • Eine abwechslungsreiche und vielseitige Position mit Einblicken in verschiedene Unternehmensbereiche. • Ein internationales, kreatives und kollegiales Arbeitsumfeld. • Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. • Mitarbeit an renommierten internationalen Filmfestivals und Filmmärkten. • Moderne Büroräume im Herzen Berlins.