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Worum es in dieser Stelle geht Die meisten Verwaltungsstellen im gemeinnützigen Sektor sind Verwaltungsstellen. Diese hier ist auch eine Lehrstelle – im Wortsinn: Du verwaltest nicht nur ein ESF-gefördertes Programm: sondern bringst angehenden Gründer:innen auch bei, wie das geht. Das ist bewusst so angelegt. Wer eine gemeinnützige Organisation aufbaut, scheitert selten an der Idee, aber oft an Verwendungsnachweisen, Buchführungspflichten und Behördenkommunikation. Dein Wissen ist für diese Menschen unmittelbar handlungsrelevant. Vier Fünftel Deiner Arbeitszeit gehören dem Programm WE VENTURE. Das restliche Fünftel arbeitest Du in der allgemeinen Verwaltung von WE aid, unabhängig vom Programm – dort, wo unsere Fiscal-Host-Praxis für alle anderen Initiativen läuft. Rahmendaten Arbeitgeberin: WE AID gGmbH, Anna-Louisa-Karsch-Straße 2, 10178 Berlin Eintritt: 01.10.2026 Umfang: Vollzeit, 39 Stunden pro Woche – davon 31,2 h im Projekt WE VENTURE und 7,8 h in der Verwaltung von WE aid. Eine Besetzung in Teilzeit ab 31,2 Stunden ist möglich; der Projektanteil bleibt dann bei 31,2 Stunden Befristet bis 30.06.2029, entsprechend der Projektlaufzeit Dienstort Berlin, remote möglich Fördermittelverwaltung und Berichtswesen Du erstellst die quartalsweisen Mittelverwendungsnachweise und Sachberichte über das IT-System EUREKA 5 Du dokumentierst Personalkosten und Eigenanteil und bereitest die Unterlagen für Prüfungen vor Du stimmst Dich mit dem Projektträger IBYKUS zu Fragen der Fördermittelverwaltung ab – abrechnungsbezogen ausschließlich über EUREKA 5 Du führst die projektbezogene Ablage: Verträge, Belege, Personalunterlagen Buchführung und Controlling Du führst die laufende Buchhaltung mit DATEV und stimmst die Projektkonten ab Du überwachst das Budget monatlich: Soll-Ist-Vergleiche, Forecasts, frühe Warnung bei Abweichungen Du verwaltest die Fiscal-Host-Konten der Programmteilnehmenden: Buchungen, Mittelfreigaben, Spendenabwicklung Außerhalb des Programms wirkst Du an der allgemeinen Buchhaltung und Kontenverwaltung von WE aid mit Du bereitest die Jahresabschlussunterlagen für das Projektbudget mit dem Steuerbüro vor Verträge und Fristen Du entwirfst Kooperationsvereinbarungen, Abordnungsschreiben und Teilnahmeverträge nach Vorlage Du überwachst die Einreichungsfristen für Verwendungsnachweise und Berichte Du kommunizierst mit Finanzamt, Fördermittelgebenden und Behörden in administrativen Fragen Du erstellst Budgetaufstellungen für Kooperationspartnerinnen und -partner sowie für Folgefinanzierungsanträge Du berücksichtigst bei Beschaffungen Umweltkriterien und Lebenszykluskosten und setzt bei Dienstreisen auf Bahn und ÖPNV Qualifizierung der Teilnehmenden Du leitest Curriculum-Module zu Buchführung für gemeinnützige Organisationen, Fördermittellogiken, Projektkalkulation und steuerlichen Grundlagen der Gemeinnützigkeit Du berätst Teilnehmende individuell bei praktischen Verwaltungsfragen: Buchführungsstrukturen einrichten, Verwendungsnachweise verstehen, mit Behörden umgehen Du entwickelst Vorlagen und Materialien: Budgetpläne, Muster-Verwendungsnachweise, Checkliste Gemeinnützigkeit – barrierefrei und ohne Fachjargon Du vermittelst Grundlagenwissen zu Fiscal Hosting als organisatorischem Modell – aus der eigenen täglichen Praxis heraus Das brauchen wir Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – etwa Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte:r, Buchhaltung – oder ein vergleichbarer Abschluss Mindestens zwei bis drei Jahre Berufserfahrung im Finanz- oder Verwaltungsbereich Kenntnisse in DATEV oder einer vergleichbaren Buchführungssoftware Sicherer Umgang mit Microsoft 365 Erfahrung mit öffentlichen Förderprogrammen und den damit verbundenen Berichtspflichten; ESF-Erfahrung von besonderem Vorteil Grundverständnis gemeinnütziger Strukturen und steuerlicher Aspekte des Non-Profit-Sektors