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Über uns: Die Westfalen HealthCare GmbH steht für verlässliche Personallösungen, persönliche Betreuung und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Zur Verstärkung unseres internen Teams am Standort Ahlen suchen wir zum 01.10.2026 einen engagierten und verlässlichen Mitarbeiter für Büromanagement & Administration (m/w/d). Ihre Aufgaben: In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie das Team bei allen organisatorischen Abläufen des Büroalltags (ohne Führungsverantwortung): • Termin- & Fristenmanagement: Eigenständige Fristenüberwachung und zuverlässige Führung interner Terminkalender • Schriftverkehr & Kommunikation: Abwicklung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie Bearbeitung des Post- und E-Mail-Verkehrs • Dokumentation & Protokollführung: Vorbereitung, Erstellung und Dokumentation von Besprechungsprotokollen, Listen und Formularen • Büroorganisation: Strukturierte Ablage, Pflege des Dokumentenmanagements und administrative Entlastung des Teams • Stammdatenpflege: Gewissenhafte Erfassung und Pflege relevanter Stamm- und Vorgangsdaten im System Ihr Profil: • Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation mit solider Berufserfahrung • Arbeitsweise: Ausgeprägte Zuverlässigkeit, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise sowie absolute Vertraulichkeit • IT-Kenntnisse: Sicherer und routinierter Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel und Outlook) • Kommunikation: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für eine professionelle Korrespondenz • Persönlichkeit: Teamgeist, Organisationstalent und Freude an administrativem Arbeiten Das bieten wir Ihnen: • Klare Perspektive: 1 Jahr Befristet mit konkreter und fester Option auf unbefristete Weiterbeschäftigung • Vergütung: Leistungsgerechte, attraktive Bezahlung je nach Qualifikation und beruflicher Erfahrung • Erholungsurlaub: 25 Urlaubstage pro Jahr • Flexible Arbeitszeiten: Flexible Modelle von Teilzeit (ab 20 Std./Woche) bis Vollzeit – geregelte Arbeitszeiten (08:00 – 17:00 Uhr) ohne Wochenendarbeit • Arbeitsumfeld: Moderner, freundlicher Arbeitsplatz auf dem Gelände der Zeche Westfalen in Ahlen mit kostenfreien Parkmöglichkeiten • Unternehmenskultur: Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien, offenes Betriebsklima und gründliche Einarbeitung Eckdaten für die Formularfelder der Arbeitsagentur: • Arbeitsort: Zeche Westfalen 1, 59229 Ahlen • Eintrittsdatum: 01.10.2026 • Vertragsart: Befristet für 12 Monate (mit Übernahmeoption) • Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit (ab 20 Std./Woche) – Mo. bis Fr., 08:00–17:00 Uhr • Kompensation / Gehalt: Nach Vereinbarung / Qualifikation