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Wer sind wir? Howden ist das gemeinsame Werk vieler talentierter und engagierter Mitarbeitender auf der ganzen Welt. Gemeinsam haben wir Versicherungen leistungsfähiger gemacht. Uns verbindet eine gemeinsame Leidenschaft und unsere Vision kennt keine Grenzen. Unsere Stärke liegt in der Zusammenarbeit als engagiertes internationales Team mit 24.000 Mitarbeitenden in über 100 Ländern. Dank unserer Erfolge haben wir unsere globale Reichweite weiter ausgebaut und wachsen sowohl organisch als auch durch strategische, hochwertige Fusionen und Übernahmen. Indem wir diversifizierte Kompetenzen und vielfältige Perspektiven zusammenbringen, stärken wir unsere einzigartige Kultur und unsere Werte und erweitern somit unsere Innovationsfähigkeit, um unseren Kunden außergewöhnliche Lösungen bieten zu können. Unsere Mitarbeitenden kommen aus den unterschiedlichsten Gründen zu Howden, doch sie bleiben alle aus demselben Grund: unsere Unternehmenskultur. Sie zeichnet uns aus und ist der Faktor, warum unsere Mitarbeitenden Angebote von Headhuntern seit Jahren immer wieder ablehnen. Work-Life-Balance, berufliche Weiterentwicklung, Nachhaltigkeit, ehrenamtliches Engagement – egal, wo Ihre Prioritäten liegen, bei Howden finden Sie Gleichgesinnte, die den Wandel vorantreiben. Executive Assistant & Office Manager Location: St. Louis, MO Department: Marine Work Arrangement: Full-Time, Onsite (5 Days Per Week) About the Role Howden is seeking a highly organized, professional, and service-oriented Executive Assistant & Office Manager to support our growing Marine team in St. Louis. This role serves as the operational hub of the office, providing administrative support to local leadership and team members while ensuring a welcoming, organized, and efficient workplace for employees, clients, and visitors. This position requires a proactive individual who enjoys balancing executive support responsibilities with office management and reception duties. The successful candidate will be the first point of contact for visitors and will play a key role in maintaining a positive office environment and supporting day-to-day business operations. What You’ll Do Executive & Administrative Support • Provide administrative support to Marine leadership and team members. • Manage calendars, schedule meetings, and coordinate conference calls and client appointments. • Arrange travel, accommodations, and related logistics. • Prepare presentations, reports, correspondence, and meeting materials. • Organize team meetings, client events, and office functions. • Process expense reports and assist with invoice administration. • Maintain confidential business information with professionalism and discretion. Office Management & Reception • Serve as the primary in-office presence and first point of contact for visitors. • Welcome guests, clients, candidates, and vendors, ensuring a professional experience. • Answer and direct incoming telephone calls and inquiries. • Receive, sort, distribute, and coordinate outgoing mail and deliveries. • Manage office supplies, kitchen inventory, and general office organization. • Coordinate office maintenance requests and vendor relationships. • Assist with onboarding logistics for new hires, including workspace setup and office orientation. • Ensure conference rooms and common areas are maintained and presentation-ready. Team & Culture Support • Support employee engagement activities, celebrations, and office events. • Coordinate catering, meeting logistics, and hospitality arrangements. • Help foster a collaborative, welcoming, and professional office environment. • Provide general administrative support across the Marine team as needed. Skills & Experience • 3+ years of experience in an Executive Assistant, Administrative Assistant, Office Manager, Receptionist, or similar role. • Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously. • Excellent written and verbal communication skills. • Professional and service-oriented demeanor with strong interpersonal skills. • Ability to interact confidently with clients, executives, and external visitors. • Strong attention to detail and follow-through. • Proficiency with Microsoft Office, including Outlook, Word, PowerPoint, and Excel. • Experience coordinating travel, meetings, and office operations preferred. • Ability to handle confidential information with discretion. What Makes You Successful • You are highly organized and thrive in a fast-paced environment. • You enjoy being the person others rely on to keep things running smoothly. • You take initiative and solve problems before they become issues. • You are welcoming, polished, and comfortable serving as the face of the office. • You enjoy balancing administrative responsibilities with hands-on office coordination. Work Arrangement This position is an in-office role based in St. Louis, Missouri, five days per week . Regular in-person presence is required to support the office, team members, and visitors. Was bieten wir? Eine Karriere, die Sie selbst gestalten. Bei Howden schätzen wir Vielfalt – es gibt nicht nur den einen Howden-Typ. Stattdessen suchen wir Menschen, die dieselben Werte teilen wie wir: All unsere Erfolge sind Menschen zu verdanken, die mutig genug waren, etwas Neues auszuprobieren. Wir unterstützen einander in den kleinen Momenten des Alltags und bei den großen Herausforderungen. Wir möchten etwas Positives bewirken, bei der Arbeit und darüber hinaus. Angemessene Anpassungen Wir tun alles, um angemessene Anpassungen bei Howden zu ermöglichen, damit unsere Stellenangebote gut zu Ihren Bedürfnissen passen. Neben den üblichen Anpassungen wie Software, IT und Büroeinrichtung können wir auch persönliche Wünsche wie flexible Arbeitszeiten* oder hybrides Arbeiten* berücksichtigen. Wenn Sie diese Stelle interessiert, Sie aber noch Zweifel haben, ob sie zu Ihnen passt, senden Sie uns Ihre Bewerbung – wenn Ihr Profil den Kriterien der Ausschreibung entspricht, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um mit Ihnen alle angemessenen Anpassungen, die Sie möglicherweise brauchen, zu besprechen. *Nicht bei allen Stellen sind Änderungen der Arbeitszeiten oder des Arbeitsortes möglich. Wenden Sie sich an Ihren Personaldienstleister, wenn Sie mehr erfahren möchten. Permanent