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Vielen Dank für Ihre Anfrage Wir werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen. Darmstadt Assistenz (m/w/d) internationale Organisation Vertragsabteilung Jetzt bewerben Jetzt bewerben Standort: Darmstadt Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung, 12 Monate, Vollzeit Wir suchen für unseren Kunden, eine europäische Organisation mit globaler Bedeutung, eine engagierte: Assistenz (m/w/d) internationale Organisation – Vertragsabteilung Das macht diese Stelle besonders • Sie arbeiten für eine europäische Organisation und wissenschaftlicher Innovation den Alltag von Menschen weltweit verbessert • Echte Internationalität: Täglich kommunizieren Sie mit Experten aus ganz Europa – auf Englisch , in einem multikulturellen Team • Dauerhafte Betreuung durch uns während des gesamten Einsatzes bis zur mögl. Übernahme • Tarifliche Bezahlung nach iGZ/DGB-Tarifvertrag inklusive Branchenzuschlägen , Urlaubs- und Weihnachtsgeld • Modernes Arbeiten: Am Hauptsitz in Darmstadt mit Homeoffice-Möglichkeiten • Erfahrung in einem high-level, internationalen Umfeld , die Ihre Karriere nachhaltig prägt Ihre Aufgaben • Sie planen und organisieren Verhandlungsgespräche mit Bietern sowie interne Abstimmungen, überwachen Zusagen und terminieren bei Bedarf um • Einreichung von Unterlagen ins elektronische Freigabesystem , Workflow-Monitoring und Erinnerungsmanagement – dabei behalten Sie jederzeit den Überblick • Nach der Freigabe erstellen Sie vertragsrelevante Dokumente unterschriftsreif und unterstützen bei der Erstellung von Memos und Standardformularen • Die Bearbeitung eingehender Post gehört zu Ihren Aufgaben, außerdem unterstützen Sie das Sekretariatsteam beim Versand und der Registrierung vertraglicher Dokumente • Elektronisches Dokumenten-Filing im Document Management System und SAP führen Sie strukturiert, nachvollziehbar und audit-sicher durch • Travel-Bookings gehören zu Ihrem Tagesgeschäft, gleichzeitig übernehmen Sie Vertretungen für Kolleginnen im Sekretariat • Bei ad-hoc-Anfragen und besonderen Projekten springen Sie ein und bringen Ihr Organisationstalent ein Ihr Profil: Must-haves: • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung , z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), Industriekauffrau (m/w/d) oder Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) • Nachgewiesene Berufserfahrung in der Administration , im Sekretariat oder Office Management – Sie kennen die Anforderungen eines professionellen Büroalltags • Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind absolute Voraussetzung – die gesamte Kommunikation läuft auf Englisch • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) – die Tools beherrschen Sie und nutzen sie effizient • Erfahrung in der Organisation und Nachverfolgung von Meetings – Sie wissen, wie man Termine koordiniert und am Laufen hält • Proaktive Arbeitsweise: Auf dringende Anfragen reagieren Sie schnell, Prioritäten setzen Sie eigenständig und arbeiten dabei detailgenau sowie strukturiert Nice to have: • Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. SAP ) oder Dokumentenmanagementsystemen • Kenntnisse im Vertragsmanagement oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Procurement/Einkauf • Sehr gute Organisationsfähigkeit und bei minimalem Supervision • Gewohnt, in einem internationalen , wissenschaftlichen oder technologischen Umfeld zu arbeiten Gerne stehen wir Ihnen unter Angabe der unten stehenden Referenznummer für Rückfragen zur Verfügung. Auf einen Blick Ausgeschrieben seit: 06.08.2026 Branche: Sekretariat Tätigkeitsbereich: Geschäftsführungs-Sekretär (m/w/d) Einsatzort: Darmstadt Bewerbung: Ohne Anschreiben Referenz-Nr.: 406530A48190 Uta Becker-Wutow Geschäftsführerin Jetzt bewerben Lebenslauf nicht zur Hand? Jetzt Interesse signalisieren und Rückruf erhalten: Rückrufservice Teilen: Teilen via Facebook Teilen via X / Twitter Teilen via WhatsApp Teilen via Xing Teilen via LinkedIn Teilen via E-Mail Teilen Standort: Darmstadt Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung, 12 Monate, Vollzeit Wir suchen für unseren Kunden, eine europäische Organisation mit globaler Bedeutung, eine engagierte: Assistenz (m/w/d) internationale Organisation Vertragsabteilung Das macht diese Stelle besonders • Sie arbeiten für eine europäische Organisation und wissenschaftlicher Innovation den Alltag von Menschen weltweit verbessert • Echte Internationalität: Täglich kommunizieren Sie mit Experten aus ganz Europa – auf Englisch, in einem multikulturellen Team • Dauerhafte Betreuung durch uns während des gesamten Einsatzes bis zur mögl. Übernahme • Tarifliche Bezahlung nach iGZ/DGB-Tarifvertrag inklusive Branchenzuschlägen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld • Modernes Arbeiten: Am Hauptsitz in Darmstadt mit Homeoffice-Möglichkeiten • Erfahrung in einem high-level, internationalen Umfeld, die Ihre Karriere nachhaltig prägt Ihre Aufgaben • Sie planen und organisieren Verhandlungsgespräche mit Bietern sowie interne Abstimmungen, überwachen Zusagen und terminieren bei Bedarf um • Einreichung von Unterlagen ins elektronische Freigabesystem, Workflow-Monitoring und Erinnerungsmanagement – dabei behalten Sie jederzeit den Überblick • Nach der Freigabe erstellen Sie vertragsrelevante Dokumente unterschriftsreif und unterstützen bei der Erstellung vonMemos und Standardformularen • Die Bearbeitung eingehender Post gehört zu Ihren Aufgaben, außerdem unterstützen Sie das Sekretariatsteam beimVersand und der Registrierung vertraglicher Dokumente • Elektronisches Dokumenten-Filing im Document Management System und SAP führen Sie strukturiert, nachvollziehbar und audit-sicher durch • Travel-Bookings gehören zu Ihrem Tagesgeschäft, gleichzeitig übernehmen Sie Vertretungen für Kolleginnen im Sekretariat • Bei ad-hoc-Anfragen und besonderen Projekten springen Sie ein und bringen Ihr Organisationstalent ein Ihr Profil: Must-haves: • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), Industriekauffrau (m/w/d) oder Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) • Nachgewiesene Berufserfahrung in der Administration, im Sekretariat oder Office Management – Sie kennen die Anforderungen eines professionellen Büroalltags • Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind absolute Voraussetzung – die gesamte Kommunikation läuft auf Englisch • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) – die Tools beherrschen Sie und nutzen sie effizient • Erfahrung in der Organisation und Nachverfolgung von Meetings – Sie wissen, wie man Termine koordiniert und am Laufen hält • Proaktive Arbeitsweise: Auf dringende Anfragen reagieren Sie schnell, Prioritäten setzen Sie eigenständig und arbeiten dabei detailgenau sowie strukturiert Nice to have: • Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. SAP) oder Dokumentenmanagementsystemen • Kenntnisse im Vertragsmanagement oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Procurement/Einkauf • Sehr gute Organisationsfähigkeit und bei minimalem Supervision • Gewohnt, in einem internationalen, wissenschaftlichen oder technologischen