Job Opportunities API

Vi på Centio söker en administratör på heltid till kontoret i Vällingby. Centio Consulting Group är ett konsultföretag som erbjuder konsulttjänster till främst offentlig sektor. Företaget erbjuder resurser inom bland annat bygg- & anläggning, IT, inköp, ekonomi mm och kommer även inom kort påbörja arbetet med att erbjuda tjänster till den privata sektorn. Företagets interna resurser består idag av fyra personer som arbetar från kontoret i Vällingby. VD Affärsansvarig (jobbar främst inom rekrytering) Konsultchef Bid Manager Beskrivning av jobbet Tjänsten som administratör kommer att innebära en stor bredd av arbetsuppgifter innefattande både löpande administration och framtagande av ny rutiner & arbetssätt inom företaget. Arbetet kommer innebära ett mycket när samarbete med den interna organisationen och en stor bredd av arbetsuppgifter så som tidrapportering, fakturahantering, lön, systemhantering, dokumentation, avtalshantering, rekrytering, anbud, möten, kontorslogistik och uppföljning. Inledningsvis kommer en stor del av arbetet omfatta att stötta personalen med rekrytering och anbudsskrivning. Centio har i dagsläget en leverantör som sköter bokföring och löneadministration. En del av administratörens arbete kommer vara att hjälpa och granska deras arbete. Löpande arbete Gå igenom företagets e-postlådor och fördela till rätt person. Ta emot samtal i företagets växel. Utveckla och ta fram nya rutiner och arbetssätt kopplat till rekrytering, personaladministration, försäljning, ekonomi mm i syfte att förenkla och effektivisera.  Rekrytering  Registrera nya förfrågningar i CRM Skapa och lägga ut jobbannonser i Teamtailor  Arbeta med search på LinkedinRecruiter Matcha lämpliga kandidater mot aktuella uppdrag Skriva CV och kravuppfyllnad för kandidater Löpande kommunikation med kandidater Tidrapportering Säkerställa att medarbetarna låser tidrapporterna i tid. Granska tidrapporter och dagböcker, säkerställa att de överensstämmer. Utbilda och ge feedback till medarbetarna om hur de skriver tidrapporter, dagböcker, utlägg mm. Fakturahantering Identifiera vad som ska faktureras/inte ska faktureras. Säkerställ att fakturaunderlaget överensstämmer med avtalsvillkoren. Bifoga dagböcker Skicka fakturor Lägg upp nya projekt, priser och kunder i fakturasystemet. Kontrollera att kundfakturor har betalats Granska, attestera och administrera inkomna leverantörsfakturor Personaladministration Genomför On- och OffBoarding av medarbetare. Säkerställ att medarbetarna rapporterar frånvaro rätt. Säkerställ att allas profiler i HR-systemet är uppdaterade med aktuell information. Administrera lönejusteringar. Granska lönebeskeden från redovisningsbyrån och säkerställ att föreslagna ändringar genomförts. Administrera uppsägningar. Systemhantering Exempel på system som Centio använder är HR-system, tidrapporteringssystem, fakturahanteringssystem, rekryteringssystem, anbudssystem, rekryteringssystem och CRM. I systemen kommer administratören arbeta med att utbilda medarbetarna, effektivisera arbetssätt, dela ut behörigheter, skapa och uppdatera data, ta ut rapporter och delta i arbetet med inköp av nya systemverktyg. Dokumentation Skapa och organisera dokumentation inom företaget. Avtalshantering Skriva och administrera avtalsändringar Genomföra indexregleringar av priser. Följa upp och påminna konsultchef om viktiga datum, t.ex. avtalsförlängningar och uppsägningar. Skicka avtal för signatur. Hantera administrationen till säkerhetsskyddsavtal och prövning av konsult. Möten Boka möten. Skriva protokoll. Koordinera olika evenemang och träffar med medarbetare, kunder och kandidater. Kontorslogistik Ansvara för inköp av kontorsutrustning, arbetsmaterial mm.