Job Opportunities API

Bakgrund  Centio Consulting Group är ett konsultföretag som erbjuder konsulttjänster till både privat och offentlig sektor. Företaget erbjuder resurser inom bland annat bygg- & anläggning, inköp, ekonomi mm. Företagets interna resurser består idag av fem personer som arbetar från kontoret i Vällingby. VD Affärschef Talent Acquisition Coordinator Konsultchef/Säljare Bid Manager Arbetsuppgifter Tjänsten innebär att ansvara för flera av företagets administrativa och utvecklingsrelaterade arbetsuppgifter. Rollen innebär ett nära samarbete med den interna organisationen och omfattar ett brett spektrum av uppgifter, bland annat: Tidrapportering, fakturahantering och löneadministration Systemhantering Dokumenthantering Avtalshantering Rekryteringsstöd och administration kopplat till HR-processer Anbudsarbete Möteskoordinering Planering av interna aktiviteter Kontorslogistik Uppföljning/statistik Centio har i dagsläget en extern leverantör som hanterar bokföring och löneadministration. En del av din roll blir att samarbeta med, kvalitetssäkra och granska deras arbete. Som kontorsansvarig är du även företagets nav i den dagliga verksamheten – du säkerställer att kontoret fungerar smidigt, att arbetsmiljön är trivsam och att både interna och externa besökare får ett professionellt bemötande. Löpande arbete: Gå igenom företagets e-postlådor och fördela till rätt person. Ta emot samtal i företagets växel. Utveckla och ta fram nya rutiner och arbetssätt kopplat till rekrytering, personaladministration, försäljning, ekonomi mm i syfte att förenkla och effektivisera. Tidrapportering: Säkerställa att medarbetarna låser tidrapporterna i tid. Granska tidrapporter och dagböcker, säkerställa att de överensstämmer. Utbilda och ge feedback till medarbetarna om hur de skriver tidrapporter, dagböcker, utlägg mm. Fakturahantering: Identifiera vad som ska faktureras/inte ska faktureras. Säkerställ att fakturaunderlaget överensstämmer med avtalsvillkoren. Bifoga dagböcker. Skicka fakturor. Lägg upp nya projekt, priser och kunder i fakturasystemet. Kontrollera att kundfakturor har betalats. Granska, attestera och administrera inkomna leverantörsfakturor. Systemhantering: Exempel på system som Centio använder är HR-system, tidrapporteringssystem, fakturahanteringssystem, rekryteringssystem, anbudssystem och CRM. I systemen kommer du arbeta med att utbilda medarbetarna, effektivisera arbetssätt, dela ut behörigheter, skapa och uppdatera data, ta ut rapporter och delta i arbetet med inköp av nya systemverktyg. Dokumentation: Skapa struktur och organisera dokumentation inom företaget. Avtalshantering: Skriva och administrera avtalsändringar Genomföra indexregleringar av priser. Följa upp och påminna konsultchef om viktiga datum, t.ex. avtalsförlängningar och uppsägningar. Skicka avtal för signatur. Hantera administrationen till säkerhetsskyddsavtal och prövning av konsult. Rekryteringsstöd och administration kopplat till HR-processer: Registrera nya uppdragsförfrågningar i CRM Skapa och lägga ut jobbannonser Matcha lämpliga kandidater mot aktuella uppdrag Genomför On- och OffBoarding av medarbetare. Säkerställ att medarbetarna rapporterar frånvaro rätt. Säkerställ att allas profiler i HR-systemet är uppdaterade med aktuell information. Administrera lönejusteringar. Granska lönebeskeden från redovisningsbyrån och säkerställ att föreslagna ändringar genomförts. Administrera uppsägningar. Anbudsarbete: Skriva enklare anbud innefattande CV, referenser och kravuppfyllnad. Möteskoordinering: Avlasta gruppen med att boka möten och skriva protokoll. Planering av aktiviteter: Koordinera olika evenemang och träffar med medarb